70/16 - Visioconférence, enregistrement des séances et transmission du procès-verbal, le décret d’application est publié !

Un nouveau décret d’application de la loi du 17 août 2015 vient d’être publié au Journal Officiel. Ce décret n°2016-453, du 12 avril 2016, est relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel. Le décret n°2016-453 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel détermine les conditions de réunion des institutions représentatives du personnel en visioconférence, les modalités d’établissement et de transmission des procès-verbaux à l’employeur ainsi que les conditions de recours à l’enregistrement et à la sténographie des séances. Les institutions représentatives du personnel (IRP) visées par le texte sont : le comité d’établissement, le comité d’entreprise, l’instance unique, la délégation unique du personnel, le comité central d’entreprise, le comité de groupe, le CHSCT, l’instance de coordination des CHSCT, le comité d’entreprise européen et le comité de société européenne. Concernant la visioconférence : Nous vous rappelons que l’article L.2325-5-1 du code du travail (issu de l’article 17 de loi Rebsamen du 17 août 2015) prévoit que la visioconférence peut être envisagée pour réunir le comité d'entreprise sous réserve d’un accord entre l'employeur et les membres élus du comité. Attention, en l'absence d'accord, le recours à cette technique est limité à 3 réunions par année civile. L’article D.2325-1-1 du code du travail (issu du décret n°2016-453 ) vient préciser les modalités de mise en œuvre de la visioconférence. Il dispose que, lorsque le comité d'entreprise est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit pouvoir garantir : - l’identification des membres du comité ; - leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Par ailleurs, le décret précise (article D.2325-1-2 du code du travail) que la procédure relative à la visioconférence doit respecter les étapes suivantes : - « 1° L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l'article D. 2325-1-1 ; - 2° Le vote a lieu de manière simultanée . A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote par le président du comité". Enfin, dans l’hypothèse de la mise en place d'un vote à bulletin secret par bulletin ou par voie électronique, le dispositif doit respecter le principe de la confidentialité et ne doit pas permettre d’assimiler un vote à un votant. Concernant les modalités d’établissement et les délais de transmission du procès-verbal à l’employeur : L’article L.2325-20 du code du travail (issu de l’article 17 de loi Rebsamen du 17 août 2015) avait défini les modalités d’établissement et de transmission du PV. Cet article dispose que les délibérations du comité d’entreprise sont consignées dans un PV établi par le secrétaire dans un délai et selon des modalités définis par un accord collectif ou à défaut, par décret. Ainsi à défaut d’accord, les dispositions applicables viennent d’être définies par le décret n°2016-453. Ce décret crée un nouvel article D.2325-3-1 du code du travail qui prévoit le contenu du PV et les délais de transmission. Ainsi, à défaut d’accord avec l’instance, ce sont les dispositions de l’article D.2325-3-1 qui s’appliquent : - concernant le contenu : le procès-verbal doit contenir, a minima, le résumé des délibérations du comité et la décision motivé de l’employeur sur les proposition faites lors de la précédente réunion. - concernant les délais de transmission : le décret prévoit plusieurs délais de transmission du PV selon le type de consultation : un délai de droit commun de 15 jours : le délai de transmission du PV de la part du secrétaire du CE à l’employeur est de 15 jours : « le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur par le secrétaire du comité dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion » par exception, le délai de transmission du PV à l’employeur est réduit : à 3 jours dans le cadre de la consultation du comité d’entreprise (L.1233-20 du code du travail) sur un licenciement économique collectif de 10 salariés ou plus (sauf si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, auquel cas le procès-verbal devra être transmis avant celle-ci) ; à 1 jour si la structure est en redressement ou liquidation judiciaire. Concernant les modalités d’enregistrement ou de recours à la sténographie des réunions : L’article D.2325-3-2 du code du travail prévoit que l'employeur ou la délégation du personnel au comité d'entreprise peuvent déciderde recourir à l’enregistrement ou à la sténographie (prise de note avec des signes conventionnels) des séances. - cette possibilité n’est ouverte que pour la délégation unique du personnel (DUP) et le comité d’entreprise (CE). - si le recours à l’enregistrement est demandé par l’instance, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations considérées comme confidentielles par l’employeur ; - selon le décret précise s’il est fait appel à des personnes extérieures pour effectuer l’enregistrement ou la sténographie des séances du comité, ces personnes sont tenues sont tenues à une obligation de discrétion tout comme les membres des instances représentatives du personnel; - à défaut d’accord entre l’instance et l’employeur, les frais liés à l’enregistrement ou à la sténographie des réunions sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision d’y recourir émane de ce dernier. A contrario, sauf accord des parties, lorsque la décision de recourir à l’enregistrement ou à la sténographie émane des IRP, ce sont eux qui en assument la charge. Cabinet d'avocats Ferraris