Mise à jour du 08/12/2015
Un problème rencontré par un lecteur amène à vous alerter sur les documents à conserver pour tous les salariés non affiliés à la mutuelle mise en place par l’employeur (ou qui sera mise en place au 1er janvier 2016).
En effet le code de la sécurité sociale prévoit un certain nombre de cas de facultés de dispense d'adhésion, au choix du salarié, à la complémentaire santé mise en place (salariés déjà couverts à titre obligatoire par la garantie de leur conjoint, CDD …).
Or quel que soit le cas de dérogation, le salarié concerné par la dispense doit remettre à l’employeur un document signé de sa main indiquant son refus d’adhésion, le motif exact du refus, ainsi que la mention selon laquelle il a été préalablement informé par l'employeur des conséquences de son choix ( absence de couverture par le régime). Ce document doit être accompagné des éventuels justificatifs.
En cas de contrôle URSSAF, jusqu’au 31/12/2015, l’absence d’une seule demande écrite pour un salarié non affilié, même un CDD de deux jours, peut entraîner un redressement de cotisations sociales, portant sur les participations versées par l’employeur pour TOUS LES SALARIES de la structure. Il faut donc être extrêmement rigoureux avec ce qui pourrait sembler être une pure formalité administrative.
Vous devez donc proposer à tous les salariés l’adhésion à la garantie même s’ils relèvent d’un cas de dérogation. Vous devez conserver la preuve de cette proposition, qui peut consister en une copie signée et datée par le salarié d’un document présentant l’existence et le contenu de la complémentaire santé et lui indiquant qu’il dispose d’un délai (qui peut par exemple être de 30 jours) pour l’accepter ou la refuser au moyen du formulaire de renonciation que vous joindrez.
Màj du 8/12/15 :Toutefois, la loi dite PFLSS du 30 novembre 2015 (non encore publiée à ce jour car fait l’objet d’un recours devant le Conseil constitutionnel) insèrera à partir du 1er janvier 2016 un article L.133-4-8 dans le code de la sécurité sociale, qui permettra au contrôleur URSSAF d’effectuer le redressement sur les seuls versements correspondant aux salariés qui auraient dû être inclus dans le régime complémentaire.
Le redressement sera ainsi égal à– 1, 5 fois les sommes faisant défaut ou dépassant les contributions autorisées, lorsque l’entreprise ne pourra pas produire la demande de dispense ou tout autre document nécessaire à l’appréciation du caractère collectif et obligatoire;– 3 fois ces montants dans les autres cas, dès lors que manquement ne révèlera pas une méconnaissance d’une particulière gravité.
Cette mesure ne s’appliquera pas lorsque le manquement résultera de l’octroi d’un avantage personnel ou d’une mesure discriminatoire, lorsque l’irrégularité en cause aura déjà fait l’objet d’une observation lors d’un précédent contrôle au cours des cinq dernières années ou, lorsque durant cette période, aura été établie une situation de travail dissimulé, d’obstacle à contrôle ou d’abus de droit.
En toute hypothèse, l’employeur ne peut pas demander aux salariés le remboursement des cotisations salariales dues sur les montants donnant lieu à redressement.
Cabinet d’avocats Ferraris