17/17 : Nouvelles règles concernant la remise du bulletin de paie sous forme électronique

La loi travail du 8 août 2016 a modifié la possibilité, pour l’employeur, de remettre un bulletin de paie par voie électronique. Jusqu’au 31 décembre 2016, la possibilité de recourir au bulletin de paie dématérialisé n’était possible qu’avec l’accord préalable du salarié. La loi travail du 08 aout 2016 est venue assouplir ces règles. En effet, depuis le 1er janvier 2017, l'employeur qui le souhaite peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’est opposé à ce mod La loi travail du 8 août 2016 a modifié la possibilité, pour l’employeur, de remettre un bulletin de paie par voie électronique. Jusqu’au 31 décembre 2016, la possibilité de recourir au bulletin de paie dématérialisé n’était possible qu’avec l’accord préalable du salarié. La loi travail du 08 aout 2016 est venue assouplir ces règles. En effet, depuis le 1er janvier 2017, l'employeur qui le souhaite peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’est opposé à ce mode de transmission (article L.3243-2 du code du travail modifié). Il n’est donc plus nécessaire, comme c'était le cas auparavant, d'obtenir préalablement l’accord express du salarié pour opter pour la remise d’un bulletin de paie sous forme dématérialisée. Les modalités de mise en œuvre de ces nouvelles dispositions ont été précisées dans un décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016. Ce décret n°2016-1762 précise : - les conditions dans lesquelles l'employeur doit informer le salarié de son droit de refuser la remise d’un bulletin de paie électronique ; - les modalités de conservation des bulletins de paie dématérialisés et les garanties de confidentialité. L'employeur qui décide d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie doit remplir certaines obligations : - L’employeur doit informer, les salariés de leur droit de s'opposer à la remise du bulletin de paie électronique, par tout moyen conférant date certaine (par exemple par courrier recommandé ou courrier remise en main propre contre signature). Cette information doit intervenir (article D.3243-7 du code du travail) 1 mois avant la première remise d’un bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l'embauche du salarié. Concernant l’éventuelle réponse du salarié : La loi n’a prévu aucun délai maximal. Ainsi le salarié peut faire part de son opposition à la remise dématérialisée du bulletin de paie à tout moment que ce soit avant la première remise d’un bulletin électronique ou postérieurement à la réception d'un bulletin de paie dématérialisé. Comme l’employeur le salarié doit notifier son refus par tout moyen conférant date certaine. Lorsque cette opposition de recevoir un bulletin de paie dématérialisé est notifiée à l’employeur, ce refus doit être pris en compte par l’employeur dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification. L’employeur doit également respecter certaines exigences en matière de confidentialité des données et de conservation des bulletins (D. 3243-8 et R.3243-9 du code du travail). En effet, le décret précise : - la durée pendant laquelle l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé : le bulletin de paie doit être accessible soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans ; - que les salariés doivent être « en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé » ; - que les salariés doivent être informés de la fermeture du service assurant la mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés. Autrement dit si l’employeur, qui assure lui-même la conservation des bulletins dématérialisés, cesse son activité ou si le prestataire assurant la conservation des bulletins de paie pour le compte de l’employeur arrête ce service, les salariés utilisateurs doivent être informés de cet évènement au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. - par ailleurs, que les bulletins de paie dématérialisés, doivent être accessibles via le site Internet du compte personnel d'activité (CPA). Ainsi chaque salarié titulaire d’un CPA doit, dans son espace personnel, pouvoir consulter l’ensemble des bulletins de paie émis sous forme électronique. L'employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit donc garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne. En pratique, la notion d’accessibilité via le CPA ne veut pas dire que les bulletins de paie dématérialisés doivent être également stockés sur le CPA mais seulement qu’ils doivent être affichés si le titulaire du compte en fait la demande (Délibération CNIL n°2016-344 du 17 novembre 2016 relative au projet de décret). Enfin en cas de méconnaissance des règles précisées ci-dessus, l’employeur pourra encourir une amende égale aux contraventions de 3e classe, soit au plus 450€ (R.3246-2 du code du travail modifié). e de transmission (article L.3243-2 du code du travail modifié). Il n’est donc plus nécessaire, comme c'était le cas auparavant, d'obtenir préalablement l’accord express du salarié pour opter pour la remise d’un bulletin de paie sous forme dématérialisée. Les modalités de mise en œuvre de ces nouvelles dispositions ont été précisées dans un décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016. Ce décret n°2016-1762 précise : - les conditions dans lesquelles l'employeur doit informer le salarié de son droit de refuser la remise d’un bulletin de paie électronique ; - les modalités de conservation des bulletins de paie dématérialisés et les garanties de confidentialité. L'employeur qui décide d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie doit remplir certaines obligations : - L’employeur doit informer, les salariés de leur droit de s'opposer à la remise du bulletin de paie électronique, par tout moyen conférant date certaine (par exemple par courrier recommandé ou courrier remise en main propre contre signature). Cette information doit intervenir (article D.3243-7 du code du travail) 1 mois avant la première remise d’un bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l'embauche du salarié. Concernant l’éventuelle réponse du salarié : La loi n’a prévu aucun délai maximal. Ainsi le salarié peut faire part de son opposition à la remise dématérialisée du bulletin de paie à tout moment que ce soit avant la première remise d’un bulletin électronique ou postérieurement à la réception d'un bulletin de paie dématérialisé. Comme l’employeur le salarié doit notifier son refus par tout moyen conférant date certaine. Lorsque cette opposition de recevoir un bulletin de paie dématérialisé est notifiée à l’employeur, ce refus doit être pris en compte par l’employeur dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification. L’employeur doit également respecter certaines exigences en matière de confidentialité des données et de conservation des bulletins (D. 3243-8 et R.3243-9 du code du travail). En effet, le décret précise : - la durée pendant laquelle l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé : le bulletin de paie doit être accessible soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans ; - que les salariés doivent être « en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé » ; - que les salariés doivent être informés de la fermeture du service assurant la mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés. Autrement dit si l’employeur, qui assure lui-même la conservation des bulletins dématérialisés, cesse son activité ou si le prestataire assurant la conservation des bulletins de paie pour le compte de l’employeur arrête ce service, les salariés utilisateurs doivent être informés de cet évènement au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. - par ailleurs, que les bulletins de paie dématérialisés, doivent être accessibles via le site Internet du compte personnel d'activité (CPA). Ainsi chaque salarié titulaire d’un CPA doit, dans son espace personnel, pouvoir consulter l’ensemble des bulletins de paie émis sous forme électronique. L'employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit donc garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne. En pratique, la notion d’accessibilité via le CPA ne veut pas dire que les bulletins de paie dématérialisés doivent être également stockés sur le CPA mais seulement qu’ils doivent être affichés si le titulaire du compte en fait la demande (Délibération CNIL n°2016-344 du 17 novembre 2016 relative au projet de décret). Enfin en cas de méconnaissance des règles précisées ci-dessus, l’employeur pourra encourir une amende égale aux contraventions de 3e classe, soit au plus 450€ (R.3246-2 du code du travail modifié). Cabinet d'avocats Ferraris contact@ferraris-avocat.com